Выбор системы видеоконференций зависит от бизнес-задач

04.03.06

Одновременнос развитием бизнеса компании, открытием новых офисов, в том числе вдругих городах и странах, обостряется проблема, связанная скоммуникациями сотрудников компании, которые работают в удаленныхофисах. Любой новый проект или инициатива требует on-ine встречиучастников для «живой» дискуссии. Учитывая высокую стоимостькомандировок, разницу часовых поясов и другие причины, компании всечаще используют технические средства для проведения электронныхконференций. В последнее время завоевывают популярность технологии, обеспечивающие проведение не только аудио-, но и видеоконференций.

Практическийсмысл включения видеопотока в типовую электронную конференциюобусловлен физиологическими особенностями человека: до 80% информациииз внешнего мира мы получаем посредством визуального канала восприятия.При электронном совещании, использующем только аудиоканал, теряютсяневербальные нюансы общения (например, мимика лица, выражение глаз,жестикуляция), и как следствие повышается вероятность взаимногонедопонимания участников электронного собрания, затрудняющего принятиесогласованного решения. Условия выживания на конкурентном рынке требуютот компаний высокой скорости принятия решений, что, в конечном счете,ввиду развития технологий электронных коммуникаций и снижения стоимостиаренды каналов связи, все чаще служит основным мотивом примененияэлектронных систем видеоконференций.

Классификация систем видеоконференцийВнастоящее время существуют несколько видов продуктов, обеспечивающихадекватную поддержку проведения видеоконференций в зависимости от видабизнес-задач компании и ориентированных на ту или иную группупользователей. С точки зрения оснащения оборудованием решения поорганизации видеоконференций делятся на два типа: настольные (desktopsystem) – оборудование устанавливается на рабочем столе сотрудника, иорганизуемые в отдельной, специально оборудованной комнате (roomsystems).

Системы класса room systems обычно более дорогие(стартовая цена – от 5 тыс. долл.), более требовательные к пропускнойспособности коммуникационных каналов, но при этом обеспечиваютнаилучшее техническое качество изображения и проведения конференции. Системыкласса desktop systems менее дорогие (стартовая цена в среднем – от 500долл.), они используют инфраструктуру локальной сети передачи данныхкомпании. Однако ввиду того, что трафик видео по локальной сетикомпании отличается по объему и требованиям к обеспечению необходимойполосы пропускания (Quality of service), для эффективной поддержкифункционирования desktop systems необходимо, чтобы оборудованиелокальной сети компании поддерживало интегрированные сервисы поддержкипередачи мультимедийного трафика. С точки зрения использованиясистем видеоконференций для решения определенных бизнес-задач компании,системы можно классифицировать на следующие типы:

- для проектной группы компании;

- для внутрикорпоративных электронных конференций;

- для конференций с партнерами компании;

- для проведения обучения;

- для вещания.Болееподробно каждый тип, как, когда, кем используется и на какую аудиториюрассчитан, а также минимальные ожидания по наличию функциональныхвозможностей будут рассмотрены далее.

Проектная группа Проектнаягруппа – это виртуальная или организационная единица, состоящая изсотрудников компании, которые работают над выполнением конкретнойбизнес-задачи (проектом). Особенность электронных совещаний такойгруппы заключается в том, что их участники в тесном сотрудничествеработают над проектом и хорошо знают друг друга. Им необходима высокаястепень поддержки возможности совместной работы с документами,проведения незапланированных совещаний и интерактивных «голосований»,ведения протокола совещаний (записи совещаний). С другой стороны,требования по обязательному управлению «передачей» права голоса (ктоговорит, а кто слушает) для подобных совещаний не предъявляются, таккак сам их формат предполагает эмуляцию режима живого общенияучастников, как если бы они находились в одной комнате.Еслипроектная группа состоит из территориально удаленных сотрудников, то сцелью повышения эффективности и оперативности ее работы требованиеработодателя использовать систему видеоконференции может носитьобязательный характер. Поддержка системой доступности каждого изучастников группы (presence) к участию в совещании и возможность«подключения» его к конференции через «ближайший» доступный к немуэлектронный канал (телефон, мобильная связь, Instance Messaging,web-chat, web-cam, полноценный LAN-клиент и т. п.) являются важными дляпроведения такого рода совещаний. В основе обеспечения проведениясовещаний группы лежат требования по поддержке высокой степенивзаимодействия, поэтому любой участник конференции должен иметьвозможность:

- «выложить» на стол конференции (whiteboards) любой документ, файл, изображение, схему;

- разделить использование настольного приложения;

- передать мгновенное индивидуальное и групповое текстовое сообщение (chat, instance messaging);

- опубликовать линк (URL) или продемонстрировать страницу с корпоративного или интернет-web-ресурса;

- использоватьвидеоканал (специализированная или web-камера) для повышениядостоверности эффекта личного присутствия в «комнате совещаний». Сучетом того, что требования по интерактивному взаимодействию участниковконференции достаточно высокие, совещания проводятся достаточно часто,на регулярной основе или по требованию, а трафик конференции передаетсяпо внутренней корпоративной сети компании или через выделенныеVPN-каналы, клиентская часть программного обеспечения участникавидеоконференции может быть реализована в формате «толстого» клиента. Асама система электронных конференций является собственностью компании иинтегрируется внутрь информационной системы компании. Такой подход вомногом позволяет обеспечить высокий уровень информационной безопасностикомпании, предотвращая утечку коммерческой информации по публичнымканалам связи.

В последнее время, в связи с массовымраспространением систем корпоративной IP-телефонии, для проведениявидеовстреч проектных групп, не требующих дополнительных возможностейпо взаимодействию и совместной работе с документами, все чаще сталииспользовать более бюджетный вариант организации и проведениявидеоконференции – использование корпоративных IP-видеотелефонов,зарегистрированных в корпоративной сети IP-телефонии компании. Данныйвариант не требует дополнительных затрат, так как видеозвонок в системекорпоративной IP-телефонии – это просто еще одна дополнительная опция,которая «включается» автоматически, или автоматически создаетсявидеоконференция.

Совещания внутри компанииЭтотвид является упрощенной версией совещаний в формате проектной группы.Основное отличие заключается в более мягких требованиях по обеспечениюучастникам конференции возможности совместной работы над документами. Втаких совещаниях часто выделяется один (или несколько) формальныйлидер, который ведет конференцию, демонстрирует документы и передаетправо голоса другим участникам.Наличие видеокартинки для всехучастников совещания не является обязательным требованием, новидеопоток от ключевых спикеров должен быть доступен всем. Требованияпо поддержке систем передачи мгновенных сообщений между участниками(chat, instance messaging) сохраняются, одновременно с возможностьюпринимать участие в голосовании и анкетировании (именном илиобезличенном). Также сохраняются требования по возможности веденияпротокола совещания (записи), чтобы отсутствующие участники моглипрослушать и просмотреть конференцию, или для разрешения спорныхвопросов о достигнутых на совещании договоренностях. Как и длягрупповых систем видеоконференции, этот вид электронного совещанияможет использовать «толстого» клиента, особенно учитывая то, что всеучастники совещания находятся «внутри» корпоративной сети, а самисовещания проводятся на регулярной основе. С точки зренияобеспечения информационной безопасности, система электронныхвидеоконференций является элементом общей информационной инфраструктурыкомпании.

Совещания с партнерами

Требованияк электронным средствам проведения совещаний с партнерами компаниидостаточно разнообразны. Участники конференции, с одной стороны,обмениваются информацией, которая носит закрытый характер, с другой –следят за тем, чтобы не передать партнерам «лишних» сведений. Такимобразом, требования по обеспечению сетевой безопасности, аутентификациии авторизации, ведения протокола совещания выходят на первый план. Приэтом протокол совещания должен быть доступен каждой из сторон-участницдля последующего анализа соблюдения условий конфиденциальности и другихюридических вопросов. В соответствии с требованиями сетевойбезопасности недопустимо проникновение в сеть компании внешнихучастников конференции, и одновременно должен быть обеспечен безопасныйобмен «публичными» данными. Отличительная особенность совещаний спартнерами – предпочтительность к использованию «тонкого» клиента, таккак подобные совещания проводятся достаточно редко и ориентированы наработу во внешней сети – по потенциально менее широкополосным каналамсвязи, более того, список участников меняется от совещания к совещанию.Наиболее распространенный формат донесения информации – доклад идемонстрация презентации, при минимальной совместной работе наддокументами. Ведущий – представитель одной из сторон, основная функциякоторого заключается в соблюдении формальных правил проведениясовещания: порядка и регламента передачи права голоса, контроля очередизапросов на передачу права голоса, а также вопросов. Если компаниипроводят такого рода совещания достаточно редко, то экономическиэффективным вариантом является аренда системы видеоконференции увнешнего поставщика услуги (например, оператора связи). Требования пообеспечению видеоизображения аналогичны требованиям проведениявнутрикорпоративных видеоконференций, но с учетом того, чтоиспользуются внешние каналы связи, должны поддерживаться более плотныекодеки сжатия видеоданных.

ОбучениеВидеоконференциис целью обучения проводятся в основном для внешней аудитории (10–100участников), например, партнерам компании рассказывается о стратегии итактике продаж, или это технические тренинги и т. п. Если в ходевидеоконференции демонстрируется только презентация, то функцииинтерактивного взаимодействия с аудиторией обычно не используются, нопри проведении тренинга без них не обойтись (различные чаты, очередьвопросов и ответов, демонстрация работающего приложения (whiteboards) ит. д.). Для обеспечения возможности повторного просмотра материалов идокладов обязательно ведется протокол конференции (запись). Основнаязадача такой видеоконференции – донесение информации до аудитории,поэтому система проведения электронной видеоконференции должнаобеспечивать хорошее качество изображения слайдов презентации исопутствующих видеороликов. Для доступа к конференции аудиторияиспользует «очень тонкий» клиент, загружаемый участникаминепосредственно перед началом конференции, интеграция с внутреннейсетью компании не предполагается. Поскольку точно известны состав иколичество участников, время начала и продолжительностьвидеоконференции, для ее проведения чаще всего прибегают к арендесистемы видеоконференц-связи у поставщика услуги (оператора связи).Авторизация и аутентификация участников конференции выполняются наоснове подготовленных списков.

ВещаниеПодобныевидеоконференции проводятся в режиме трансляции интервью, заявления,обращения и т. п. для большой аудитории и только в одном направлении –от вещателя к слушателям. Трансляция может быть рассчитана как навнутрикорпоративную, так и на внешнюю аудиторию (возможна комбинация).Размер аудитории может измеряться тысячами участников. Обычно подобные трансляции проводятся для следующих масштабных задач:

- решение внешних маркетинговых задач компании;

- донесение мнения акционеров и топ-менеджеров компании до всех сотрудников;

- поздравление сотрудников с достигнутыми успехами;

- объединение сотрудников компании вокруг какой-либо идеи;

- передача опыта.Трансляциина большую аудиторию технически обеспечиваются в виде сервиса операторасвязи, предоставляющего собственные программные инструменты длясоздания электронной презентации в формате, поддерживаемом системойшироковещательных трансляций. Для доступа к конференции участникииспользуют «ультратонкий» клиент, мгновенно загружаемый непосредственноперед началом просмотра трансляции, в том числе версии ПО, доступныедля загрузки на КПК, а также мобильные телефоны с функциямикоммуникатора. Учитывая большую численность участников,интерактивное взаимодействие аудитории с презентатором ограничиваетсяe-mail, chat или instance messaging. Обычно подобного рода трансляцииведутся по сети IP, и соответственно для прослушивания и просмотрааудио- и видеоконференции используется только IP-канал. Ссылка назаписанную копию видеоконференции выкладывается на внутрикорпоративныйпортал компании или внешний сайт.