Выбор системы видеоконференций зависит от бизнес-задач

04.03.06

Одновременно с развитием бизнеса компании, открытием новых офисов, в том числе в других городах и странах, обостряется проблема, связанная с коммуникациями сотрудников компании, которые работают в удаленных офисах. Любой новый проект или инициатива требует on-ine встречи участников для «живой» дискуссии. Учитывая высокую стоимость командировок, разницу часовых поясов и другие причины, компании все чаще используют технические средства для проведения электронных конференций. В последнее время завоевывают популярность технологии, обеспечивающие проведение не только аудио-, но и видеоконференций.

Практический смысл включения видеопотока в типовую электронную конференцию обусловлен физиологическими особенностями человека: до 80% информации из внешнего мира мы получаем посредством визуального канала восприятия. При электронном совещании, использующем только аудиоканал, теряются невербальные нюансы общения (например, мимика лица, выражение глаз, жестикуляция), и как следствие повышается вероятность взаимного недопонимания участников электронного собрания, затрудняющего принятие согласованного решения. Условия выживания на конкурентном рынке требуют от компаний высокой скорости принятия решений, что, в конечном счете, ввиду развития технологий электронных коммуникаций и снижения стоимости аренды каналов связи, все чаще служит основным мотивом применения электронных систем видеоконференций.

Классификация систем видеоконференций

В настоящее время существуют несколько видов продуктов, обеспечивающих адекватную поддержку проведения видеоконференций в зависимости от вида бизнес-задач компании и ориентированных на ту или иную группу пользователей. С точки зрения оснащения оборудованием решения по организации видеоконференций делятся на два типа: настольные (desktop system) – оборудование устанавливается на рабочем столе сотрудника, и организуемые в отдельной, специально оборудованной комнате (room systems).
Системы класса room systems обычно более дорогие (стартовая цена – от 5 тыс. долл.), более требовательные к пропускной способности коммуникационных каналов, но при этом обеспечивают наилучшее техническое качество изображения и проведения конференции. 

Системы класса desktop systems менее дорогие (стартовая цена в среднем – от 500 долл.), они используют инфраструктуру локальной сети передачи данных компании. Однако ввиду того, что трафик видео по локальной сети компании отличается по объему и требованиям к обеспечению необходимой полосы пропускания (Quality of service), для эффективной поддержки функционирования desktop systems необходимо, чтобы оборудование локальной сети компании поддерживало интегрированные сервисы поддержки передачи мультимедийного трафика. 

С точки зрения использования систем видеоконференций для решения определенных бизнес-задач компании, системы можно классифицировать на следующие типы:
- для проектной группы компании;
- для внутрикорпоративных электронных конференций;
- для конференций с партнерами компании;
- для проведения обучения;
- для вещания.

Более подробно каждый тип, как, когда, кем используется и на какую аудиторию рассчитан, а также минимальные ожидания по наличию функциональных возможностей будут рассмотрены далее.

Проектная группа 

Проектная группа – это виртуальная или организационная единица, состоящая из сотрудников компании, которые работают над выполнением конкретной бизнес-задачи (проектом). Особенность электронных совещаний такой группы заключается в том, что их участники в тесном сотрудничестве работают над проектом и хорошо знают друг друга. Им необходима высокая степень поддержки возможности совместной работы с документами, проведения незапланированных совещаний и интерактивных «голосований», ведения протокола совещаний (записи совещаний). С другой стороны, требования по обязательному управлению «передачей» права голоса (кто говорит, а кто слушает) для подобных совещаний не предъявляются, так как сам их формат предполагает эмуляцию режима живого общения участников, как если бы они находились в одной комнате.

Если проектная группа состоит из территориально удаленных сотрудников, то с целью повышения эффективности и оперативности ее работы требование работодателя использовать систему видеоконференции может носить обязательный характер. Поддержка системой доступности каждого из участников группы (presence) к участию в совещании и возможность «подключения» его к конференции через «ближайший» доступный к нему электронный канал (телефон, мобильная связь, Instance Messaging, web-chat, web-cam, полноценный LAN-клиент и т. п.) являются важными для проведения такого рода совещаний. 

В основе обеспечения проведения совещаний группы лежат требования по поддержке высокой степени взаимодействия, поэтому любой участник конференции должен иметь возможность:
- «выложить» на стол конференции (whiteboards) любой документ, файл, изображение, схему;
- разделить использование настольного приложения;
- передать мгновенное индивидуальное и групповое текстовое сообщение (chat, instance messaging);
- опубликовать линк (URL) или продемонстрировать страницу с корпоративного или интернет-web-ресурса;
- использовать видеоканал (специализированная или web-камера) для повышения достоверности эффекта личного присутствия в «комнате совещаний». 

С учетом того, что требования по интерактивному взаимодействию участников конференции достаточно высокие, совещания проводятся достаточно часто, на регулярной основе или по требованию, а трафик конференции передается по внутренней корпоративной сети компании или через выделенные VPN-каналы, клиентская часть программного обеспечения участника видеоконференции может быть реализована в формате «толстого» клиента. А сама система электронных конференций является собственностью компании и интегрируется внутрь информационной системы компании. Такой подход во многом позволяет обеспечить высокий уровень информационной безопасности компании, предотвращая утечку коммерческой информации по публичным каналам связи.

В последнее время, в связи с массовым распространением систем корпоративной IP-телефонии, для проведения видеовстреч проектных групп, не требующих дополнительных возможностей по взаимодействию и совместной работе с документами, все чаще стали использовать более бюджетный вариант организации и проведения видеоконференции – использование корпоративных IP-видеотелефонов, зарегистрированных в корпоративной сети IP-телефонии компании. Данный вариант не требует дополнительных затрат, так как видеозвонок в системе корпоративной IP-телефонии – это просто еще одна дополнительная опция, которая «включается» автоматически, или автоматически создается видеоконференция.

Совещания внутри компании

Этот вид является упрощенной версией совещаний в формате проектной группы. Основное отличие заключается в более мягких требованиях по обеспечению участникам конференции возможности совместной работы над документами. В таких совещаниях часто выделяется один (или несколько) формальный лидер, который ведет конференцию, демонстрирует документы и передает право голоса другим участникам.

Наличие видеокартинки для всех участников совещания не является обязательным требованием, но видеопоток от ключевых спикеров должен быть доступен всем. 

Требования по поддержке систем передачи мгновенных сообщений между участниками (chat, instance messaging) сохраняются, одновременно с возможностью принимать участие в голосовании и анкетировании (именном или обезличенном). Также сохраняются требования по возможности ведения протокола совещания (записи), чтобы отсутствующие участники могли прослушать и просмотреть конференцию, или для разрешения спорных вопросов о достигнутых на совещании договоренностях. 

Как и для групповых систем видеоконференции, этот вид электронного совещания может использовать «толстого» клиента, особенно учитывая то, что все участники совещания находятся «внутри» корпоративной сети, а сами совещания проводятся на регулярной основе. 

С точки зрения обеспечения информационной безопасности, система электронных видеоконференций является элементом общей информационной инфраструктуры компании.

Совещания с партнерами

Требования к электронным средствам проведения совещаний с партнерами компании достаточно разнообразны. Участники конференции, с одной стороны, обмениваются информацией, которая носит закрытый характер, с другой – следят за тем, чтобы не передать партнерам «лишних» сведений. Таким образом, требования по обеспечению сетевой безопасности, аутентификации и авторизации, ведения протокола совещания выходят на первый план. При этом протокол совещания должен быть доступен каждой из сторон-участниц для последующего анализа соблюдения условий конфиденциальности и других юридических вопросов. В соответствии с требованиями сетевой безопасности недопустимо проникновение в сеть компании внешних участников конференции, и одновременно должен быть обеспечен безопасный обмен «публичными» данными. 

Отличительная особенность совещаний с партнерами – предпочтительность к использованию «тонкого» клиента, так как подобные совещания проводятся достаточно редко и ориентированы на работу во внешней сети – по потенциально менее широкополосным каналам связи, более того, список участников меняется от совещания к совещанию. Наиболее распространенный формат донесения информации – доклад и демонстрация презентации, при минимальной совместной работе над документами. Ведущий – представитель одной из сторон, основная функция которого заключается в соблюдении формальных правил проведения совещания: порядка и регламента передачи права голоса, контроля очереди запросов на передачу права голоса, а также вопросов. 

Если компании проводят такого рода совещания достаточно редко, то экономически эффективным вариантом является аренда системы видеоконференции у внешнего поставщика услуги (например, оператора связи). Требования по обеспечению видеоизображения аналогичны требованиям проведения внутрикорпоративных видеоконференций, но с учетом того, что используются внешние каналы связи, должны поддерживаться более плотные кодеки сжатия видеоданных.

Обучение

Видеоконференции с целью обучения проводятся в основном для внешней аудитории (10–100 участников), например, партнерам компании рассказывается о стратегии и тактике продаж, или это технические тренинги и т. п. Если в ходе видеоконференции демонстрируется только презентация, то функции интерактивного взаимодействия с аудиторией обычно не используются, но при проведении тренинга без них не обойтись (различные чаты, очередь вопросов и ответов, демонстрация работающего приложения (whiteboards) и т. д.). Для обеспечения возможности повторного просмотра материалов и докладов обязательно ведется протокол конференции (запись). 

Основная задача такой видеоконференции – донесение информации до аудитории, поэтому система проведения электронной видеоконференции должна обеспечивать хорошее качество изображения слайдов презентации и сопутствующих видеороликов. 

Для доступа к конференции аудитория использует «очень тонкий» клиент, загружаемый участниками непосредственно перед началом конференции, интеграция с внутренней сетью компании не предполагается. Поскольку точно известны состав и количество участников, время начала и продолжительность видеоконференции, для ее проведения чаще всего прибегают к аренде системы видеоконференц-связи у поставщика услуги (оператора связи). Авторизация и аутентификация участников конференции выполняются на основе подготовленных списков.

Вещание

Подобные видеоконференции проводятся в режиме трансляции интервью, заявления, обращения и т. п. для большой аудитории и только в одном направлении – от вещателя к слушателям. Трансляция может быть рассчитана как на внутрикорпоративную, так и на внешнюю аудиторию (возможна комбинация). Размер аудитории может измеряться тысячами участников. 

Обычно подобные трансляции проводятся для следующих масштабных задач:
- решение внешних маркетинговых задач компании;
- донесение мнения акционеров и топ-менеджеров компании до всех сотрудников;
- поздравление сотрудников с достигнутыми успехами;
- объединение сотрудников компании вокруг какой-либо идеи;
- передача опыта.

Трансляции на большую аудиторию технически обеспечиваются в виде сервиса оператора связи, предоставляющего собственные программные инструменты для создания электронной презентации в формате, поддерживаемом системой широковещательных трансляций. Для доступа к конференции участники используют «ультратонкий» клиент, мгновенно загружаемый непосредственно перед началом просмотра трансляции, в том числе версии ПО, доступные для загрузки на КПК, а также мобильные телефоны с функциями коммуникатора. 

Учитывая большую численность участников, интерактивное взаимодействие аудитории с презентатором ограничивается e-mail, chat или instance messaging. Обычно подобного рода трансляции ведутся по сети IP, и соответственно для прослушивания и просмотра аудио- и видеоконференции используется только IP-канал. Ссылка на записанную копию видеоконференции выкладывается на внутрикорпоративный портал компании или внешний сайт.